平成30年度随時監察（モニタリング調査）の結果について

　平成29年12月1日から平成30年5月31日まで

　平成30年6月7日から同月26日まで

（1）特定個人情報の取り扱い状況の確認

（視点）

　知事及び病院事業管理者が行う「個人番号関係事務における特定個人情報等の適正な取扱いに関する実施手順」に沿って、「特定個人情報の取り扱い」について適正な事務処理が行われているかとの視点から調査を行った。

（施行状況）

　事務取扱担当者登録簿の作成については、概ね適正に行われていた。

　しかし、1所属においては、事務取扱担当者に指名されていない者が、特定個人情報を取り扱っていた。また、1所属においては、特定個人情報管理者である所属長が確認印を押印すべきところ、副課長の代決印となっていた。さらに、2所属においては、特定個人情報等管理簿の記録方法に不備が見受けられた。

（2）勤務状況等の確認

（視点）

　私有車を使用した出張が「私有車の公務使用に関する要綱」等に沿って、適正に行われているか、勤務時間や出張時における服務管理が適正に行われているかとの視点から調査を行った。

（施行状況）

　私有車を使用した出張については、概ね全ての所属において要綱等に定められた基準により許可がなされており、業務終了時の報告も適正に行われていた。しかし、7所属において、わずかではあるが出張伺いの備考欄に要綱に定める「私有車運転者登録番号」及び「私有車の使用理由」の記載がなされていないものが見受けられた。また、年度当初に、運転免許証の原本確認及び、私有車運転登録名簿の作成はできているものの、運転免許有効期限の変更登録ができていない所属が1所属見受けられた。さらに、2所属においては、出張時の業務開始前における休暇取得について、旅費システムに記載していたものの、休暇の届出ができていなかった事例が見受けられた。

　出勤時における勤務状況の確認については、出勤簿システム、目視等により、全ての監察対象所属において適正に行われていたものの、服務管理の更なる徹底を指導した所属もあった。

（3）公用車の適正使用の確認

（視点）

　「徳島県県有車両管理規則」、「徳島県病院局車両管理規程」に沿って、公用車が適正に使用されているかとの視点から調査を行った。

（施行状況）

　県有車両等運転者の登録手続については、4所属において、一部登録漏れが見受けられ、結果として登録されていない者が公用車を運転していた。また、県有車両運転者管理簿、局有車両運転者名簿の作成はできているものの、運転免許有効期限の変更登録ができていない所属も1所属見受けられた。

　安全運転管理者の選任については、選任を要する5所属全てにおいて概ね適正に行われていた。

（4）文書事務の適正な執行の確認

（視点）

　「文書の審査及び施行の点検実施要領」に沿って、「文書の施行の点検」について適正な事務処理が行われているかとの視点から調査を行った。

　また、文書事務の処理については、「徳島県文書規程」に沿って、適正な事務処理が行われているかとの視点から調査を行った。

（施行状況）

　部局長が「施行点検文書」を指定している9所属全てにおいて、施行点検者の指名は行われていたが、うち2所属において、施行の点検が行われていなかった。

　文書事務の処理については、概ね適正に行われているものの、7所属においてわずかではあるが、書類のすり消し、決裁日の記入漏れも見受けられた。

（5）随意契約手続等の確認

（視点）

　「物品購入改善マニュアル」に沿って、物品購入の手続における分離発注等について適正な事務処理が行われているかとの視点から調査を行った。

　また、随意契約については、「随意契約ガイドライン」等に沿って、適正な事務処理が行われているかとの視点から調査を行った。

（施行状況）

　物品購入にあたっての要求と発注・支払部門の分離については、概ね全ての所属で行われていたが、1所属において、見積徴収伺に「要求と発注・支払部門分離確認者印」の押印欄がなく、分離確認者の押印もなかった。また、経費支出伺に検収者が明記されていなかった。

　随意契約の手続きについては、「随意契約ガイドライン」等に沿って適正に行われていた。また、立案時に独自のチェックシートを作成し、活用している所属も2所属見受けられ、適正な事務処理について一定の工夫が見られた。

　適正な事務処理が行われていなかった所属については、速やかな改善を指示したところであるが、制度の理解不足や決裁時のチェック不足等により、間違った手続きや必要な手続きの未実施といった制度運用の不備が生じていることから、今回、監察対象とならなかった所属においても、次の事項に留意し、適正な事務処理に努める必要がある。

　・制度の趣旨等についての理解を徹底すること

　・決裁時に申請内容の確認を徹底すること

　・一連の事務手続を再確認すること

　一方で、適正な事務処理に向けて独自の取組みを行う所属もあることから、各所属においても、職場の実態を踏まえた工夫ある取組みをより一層進めていく必要がある。